Hacer una lista de tareas es sencillo. En teoría, es la solución a tus problemas de productividad. Representa una de las alternativas más poderosas para reducir el estrés y la ansiedad. Se le llama «barrido mental» a ese momento de sentarse y aterrizar por escrito las cosas pendientes, de acuerdo con David Allen, autor de Getting Things Done.
Hacer una lista de tareas alivia tu cerebro de una sobrecarga cognitiva. Tu mente obtiene una sensación de calma cuando ve listadas todas las actividades que tienes por hacer.
Aun así, el trabajo no se ejecuta solo con el hecho de sacar de tu cabeza las actividades pendientes. Se trata solo del primer paso. El problema viene cuando, incluso aquellos que creen fervientemente en las listas de tareas, no saben cómo hacer para que resulten efectivas.
Cómo hacer una lista de tareas eficaz: 9 tips infalibles
1. Elegí un medio
Las listas de tareas vienen en todas las formas y tamaños, pero se trata de lo que mejor se acomode a vos. Algunas investigaciones señalan que escribir la información a mano nos ayuda a recordar mejor. Pero otra opción son las apps digitales que pueden ayudarte a crear tu lista de tareas.
2. Sé clara en lo que necesitás hacer
Es común observar en la lista de tareas actividades como «Hablarle a Catalina», «Preparar presentación». El problema de escribir esto es la falta de claridad en el enunciado. Quizá al momento de escribir la tarea sabés lo que querés hacer. Sin embargo, la tarea puede olvidarse o volverse confusa con el paso del tiempo y las actividades que realizás día a día. ¿De qué tenía que hablar con Catalina? ¿Cuál de todas las presentaciones? Sé muy específica con las actividades a realizar.
3. Establecer fechas estratégicamente
Agregar fechas a actividades que tengan mayor prioridad o que requieran realizarse en una fecha específica. Establecer fechas a todas tus actividades te ayuda a darte cuenta de que quizá reunís demasiadas en un solo día, lo que lleva a saturarte y perder la utilidad de la lista de tareas.
Dedicá un tiempo para planear tu semana, basándote en tu calendario y revisar cuidadosamente que las actividades agendadas sean realizables en un solo día.
4. Establecer entre 6 y 12 actividades diarias
Es posible que una gran lista de actividades pueda frustrarte a causa de todas las distracciones, emergencias o interrupciones que surgen en el día a día. Al final de cada día, tomate unos minutos para priorizar las actividades del día siguiente.
Seleccioná las actividades más importantes de tu lista y resaltalas para realizarlas todas al día siguiente. Esto no solo te mantendrá enfocada en lo importante: te obligará a escoger las tareas que tienen una mayor relevancia en tu día, en función del tiempo que te lleva completarlas.
5. Agrupar tareas similares
Cuando revises tu lista, notarás que hay tareas similares por su naturaleza, por ejemplo «llamar a clientes». Si tenés dos o tres tareas que involucren llamar por teléfono, agrupalas y realizalas al mismo tiempo, una tras otra. O si se trata de enviar correos electrónicos mandalos uno detrás del otro.
De esta manera tu mente estará más enfocada en el trabajo que estás haciendo y podrás terminar más cosas en menos tiempo. Es efectivo y productivo realizar tareas similares juntas.
6. Haz una revisión semanal
En su metodología para ser más productivo, presentada en Getting Things Done, David Allen recomienda la revisión semanal. Si querés que tu lista se mantenga efectiva y actualizada es de vital importancia revisarla semanalmente.
Esta revisión te da un panorama general de lo que tenés que hacer, sin distracciones, y así poder enfocarte en el trabajo de la siguiente semana. Hacerlo te brinda un completo control de tus actividades y te asegura de que estás haciendo las actividades correctas para cumplir con tus objetivos y proyectos.
7. Desglosa tus actividades
Tareas como «crear la nueva propuesta de proyecto» resultan muy vagas e incluso intimidantes. Son propensas a ser pospuestas por lo abrumador que puede resultar realizarlas. Una manera de convertir estas tareas en algo menos amenazador y realizable es desglosar las actividades en otras más pequeñas. Por ejemplo, en lugar de «crear la nueva propuesta de proyecto» podés poner «Redactar el objetivo» o «Elegir los canales del proyecto».
8. Agenda la planificación
Dentro de tu lista de tareas, programá también el día y hora para revisar tu agenda y tu propia lista. Necesitás dedicar un momento a esta actividad para que tu planificación sea efectiva y tu lista de actividades sea correctamente realizada.
9. Sé flexible
Siempre dejá alrededor de 15 minutos de comodín entre cada una de las actividades de tu lista o calendario, para prever que algo surja. Siempre ocurren situaciones imprevistas que ocupan tiempo de tu día que no tenías planeado.
Hacer una lista de tareas es solo el primer paso para organizarte mejor, pero el verdadero cambio ocurre cuando contás con las herramientas adecuadas para mantener todo en su lugar. Los Organisobres son perfectos para esto. Si sos de las que lleva la lista de tareas en papel o cuadernitos, un Organisobre te permite tener todo a mano y bien organizado. Con sus compartimentos para papeles y notas, podés separar tus listas según prioridad o incluso tener espacio para guardar recibos, tickets o recordatorios importantes sin que todo termine mezclado en tu cartera. ¡Un pequeño cambio que te ayudará a cumplir con tus tareas de manera mucho más eficiente!